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La selezione del personale (parte 1)

1. Definizione

La selezione del personale è un processo aziendale collocato all’interno della funzione HR (risorse umane) al pari di formazione, addestramento, relazioni industriali, sviluppo, ecc.

Funzionalmente si occupa del passaggio delle persone dall’esterno all’interno dell’azienda.

2. Obiettivi della selezione

Lo scopo della selezione del personale, per quanto ciò possa apparire evidente, è quello di trovare le persone da inserire all’interno di un’organizzazione.

Naturalmente la selezione non è un processo avulso dal resto dell’azienda: di conseguenza è necessaria una stretta correlazione tra gli stili di leadership ed il modo in cui vengono attuate le politiche di selezione del personale.

Infatti l’attività di selezione deve essere fortemente integrata con le altre aree aziendali: il rischio altrimenti è la completa inattendibilità delle scelte compiute. Una selezione scollegata dalla realtà aziendale tenderà a scegliere il candidato migliore in astratto, ma non quello più adeguato all’azienda.

3. Fasi della selezione

Semplificando, possiamo affermare che la selezione del personale si compone di almeno due diverse fasi (tra loro correlate e sequenziali):

  • La fase preliminare
  • La fase diagnostica
Le fasi della selezione

4. La job analysis

Prima ancora di pensare all’annuncio di ricerca da pubblicare, bisogna pensare a chi stiamo cercando: la job analysis.

Quest’attività è assolutamente fondamentale, al pari dell’intervista: devo sapere cosa cercare prima di iniziare a cercarlo.

Fare la job analysis consiste sostanzialmente nel definire due profili: il profilo della mansione e il profilo della persona

La job analysis

Per chiarirsi le idee è necessario fare un profilo della mansione (job description), cioè una descrizione dettagliata delle attività.

Per profilo della mansione s’intende una descrizione analitica e formalizzata (per iscritto) delle principali caratteristiche di una posizione organizzativa.

La job description indica, in particolare:

  • il nome della posizione
  • le sue finalità principali,
  • la posizione nell’organigramma
  • le principali mansioni previste

Ci sono fondamentalmente quattro modi per raccogliere i dati:

  1. Parlare conchi svolge il lavoro
  2. Osservare chi svolge il lavoro
  3. Fare riferimento a documentazione aziendale (procedure, istruzioni operative, ecc.)
  4. Somministrare un questionario a chi svolge il lavoro

Di solito è meglio concentrarsi sui primi tre punti; in ogni caso l’importante è riuscire ad ottenere una descrizione chiara, sintetica, oggettiva (non opinioni o desideri, ma fatti!) della mansione che il nostro candidato dovrà ricoprire. Di seguito un esempio di job description:

Nome: Addetto al front office

Scopo: Accogliere ed assistere i clienti durante la loro permanenza

Collocazione gerarchica: Risponde direttamente al direttore

Mansioni principali:

  • ricevere e registrare prenotazioni usando telefono e computer in modo da poter assegnare camere ai clienti
  • identificare i clienti esaminando e registrando su computer i dati dei loro documenti di identità
  • assegnare le camere ai clienti verificando al computer prenotazioni e disponibilità
  • fatturare il pagamento del soggiorno ai clienti usando computer e stampante
  • ricevere o verificare il pagamento del soggiorno da parte dei clienti utilizzando il computer e il terminale per la carta di credito

5. Profilo della persona

Una volta individuate le attività collegate alla posizione da attribuire al candidato selezionato nell’ambito del contesto aziendale, è utile delineare in astratto il profilo della persona da assumere.

Sostanzialmente questa fase richiede che ci poniamo due domande fondamentali:

Una persona, per svolgere al meglio il lavoro che ho descritto nella job description…

1.   quali competenze / capacità tecniche deve avere? – Profilo tecnico

2.  … quali caratteristiche personali deve possedere? – Profilo psicologico

Naturalmente le caratteristiche tecniche e psicologiche devono essere individuate avendo come riferimento la job description, coerentemente con le riflessioni strategiche e organizzative che hanno portato alla sua definizione.

Di seguito è riportato un esempio di profilo della persona di un addetto al front office

Nome: Addetto al front office

Profilo tecnico

  • Uso strumenti di comunicazione
  • Uso computer
  • Competenze amministrative (fatturazione, partita doppia, ecc.)
  • Utilizzo strumenti di pagamento elettronico

Profilo psicologico

  • Capacità di comunicazione interpersonale
  • Disponibilità
  • Riservatezza
  • Serietà